こんにちは ご訪問ありがとうございます。
この季節、これから社会進出をされる新人の方は何かと準備が忙しい時期かと思います。
今日、全世界を震撼させているコロナウイルスを始めインフルエンザ等で体調を崩さないよう日頃の行動管理にも充分注意が必要な時だと思います。
さて、今回は新たに会社生活等をされる新人の方や、パソコン初心者の方へ、報告書の作成や伝票の集計等では当たり前に使われているエクセル表計算ソフトに関する内容です。
ここでは『Ctrlキー』が決め手のExcel初心者の方が覚えておくべきショートカットキーを使った時短技についてお伝えしていこうと思います。
目次
始めに自動保存の設定
資料作成や集計作業に夢中になり時間を忘れてしまう時もあると思いますが、時間を掛けて作成した大切な資料をうっかり保存をせずに閉じてしまうと最悪の場合初めからやり直す事態が発生します。
私も初心者のころに何度か経験しましたが、そんな時は心が折れそうになります。
そこでExcelなどで資料作成中にうっかりミスを防止するために、officeには自動保存を設定する機能が搭載されています。
その操作方法についてまとめておきました。
下の図にまとめてあるように設定されているかを始めに確認しておきます。
私の場合１０分おきにしていますが、ここは自由に時間設定出来ます。
ファイル⇒オプション⇒保存⇒自動保存設定の確認
Ｃｔｒｌキーが決め手の時短技
自動保存の設定が出来たましたら、次は通常マウスで各種操作をしている 作業の時間短縮をするＣｔｒｌキーの使い方をまとめましたので説明させて頂きます。
ファイル保存作業
作業途中でちょっと席を立つ場合など、作業を中断する場合はファイル⇒名前を付けて保存を選択⇒保存場所の確認⇒保存の操作を行うと思います。
ファイル保存操作の場合では『Ｃｔｒｌ』キー＋『Ｓ』の操作を行えば、一瞬にして作業が完了します。
ブック新規作成作業
ブック作業中に別のブックを作成したい場合はファイル⇒新規⇒空白のブックの手順が必要ですが、ショートカットキーを使えば『Ｃｔｒｌ』＋『N』で簡単に新規ブックが開きます。
『マウス操作だからと言ってそんなに時間が掛かることは無い』！
実は私も初めのうちはそう思って作業していましたが、作業内容によっては格段の差が出て来てしまうものがあります。
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やりたいこと＋キーボード操作
作業時間に差が出てしまうものとしては、例えば作成した表全体を選択する場合等は、大きな表であればどこまでが表なのか？と範囲を選ぶだけでも戸惑ってしまうこともあります。
そんな場合は、始めに表の一部を選択した後に、『Ｃｔｒｌ』＋『Ａ』を選択すれば編集中である表の全てを一瞬で選択することが出来るのでこれは時短に直結すると思います。
その他のショートカットキーも必要に応じて使ってみると一日の作業時間がかなり短縮出来ると思います。
まとめ
マウスでも作業出来るから別にいいやと思わず一度使ってみたらその速さや便利さが手に取るように判ると思います。
Excelを使い始めた初心者の方にも是非試してみてほしい時短技だと思います。
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